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Briefing – Worauf es bei der Erstellung ankommt

Briefing - Worauf kommt es bei der Erstellung an?Auch wenn es am Anfang eventuell ein bisschen zeitaufwendig ist: Ein gutes Briefing zu schreiben, gehört zum Start eines jeden Projekts, das erfolgreich durchgeführt werden soll. Wenn Sie vor der Entscheidung stehen, einen externen Dienstleister oder Berater zu beauftragen, sollten Sie sich im Vorfeld ausführlich Gedanken über den zu vergebenden Auftrag machen.

Für die Erstellung eines Briefings sollten Sie sich Zeit nehmen. Diese Aufgabe erledigt man nicht zwischen Tür und Angel und es ist auch keine Einweisung auf Zuruf. Es lohnt sich, die Zeit zu investieren und so detailliert wie möglich alle relevanten Informationen festzuhalten. Durch diese Maßnahme erhalten alle Beteiligten einen genauen Überblick über das geplante Projekt.

Nutzen eines Briefings

Neben der Tatsache, dass alle Involvierten durch das erstellte Briefing denselben Status quo vorliegen haben, ist es auch für Sie, den Auftraggeber, eine Hilfe, das Briefing aufzusetzen. Das Zusammentragen aller relevanten Informationen hilft Ihnen, sich über die Aufgabenstellung, Ziele und gewünschte Maßnahmen bewusst zu werden.

Kunden haben oft eine annähernde Vorstellung davon, was sie haben möchten, können jedoch nur schwer in Worte fassen, wohin die Reise gehen soll. Die Erstellung eines Briefings hilft Ihnen somit, sich mit Ihrem Thema auseinander zu setzen und sich auf Ihre Ist- Situation und Ziele zu fokussieren.

Professionelle Berater oder Dienstleister können mit Sätzen wie „Können Sie mal schnell einen Text erstellen? Sie wissen schon, die üblichen Inhalte“ nur begrenzt etwas anfangen, fehlen hier doch ganz wesentliche Informationen, die zur Auftragserfüllung notwendig sind. Wünscht der Kunde im Vorfeld ein Angebot, um die Kosten budgetieren zu können, sind solch‘ schwammige Äußerungen wenig zielführend. Sie können nur zur beidseitigen Unzufriedenheit führen, denn das Ergebnis kann nur so annehmbar sein, wie der Dienstleister eine genaue Zusammenfassung dessen erhält, was der Auftraggeber wünscht.

Umfang eines Briefings

Fehler in der Durchführung des Auftrags kosten Zeit und Geld und führen im Zweifel dazu, dass sich beide Geschäftspartner im Unguten trennen. Nehmen Sie sich deshalb vorher die Zeit und überlegen genau, welchen Auftrag Sie an wen zu vergeben haben. Und wie die Aufgabenstellung lautet. Selbstverständlich ist Briefing nicht gleich Briefing. Es gibt Aufträge, die ein umfangreicheres Briefing erforderlich machen und es gibt Aufträge, für die es ausreichend ist, wenn Sie in einer kürzeren Aufstellung zusammenfassen, welche Wünsche/Ziele Sie haben.

Die kleinen Aufträge sind eher Arbeitsanweisungen, bei der der beauftragte Dienstleister Umsetzungsarbeit leistet, ohne im Vorfeld strategisch oder kreativ aktiv zu werden.

Bei kreativen Aufträgen haben Sie idealerweise bereits eine aktuelle Kommunikations- und Marketingstrategie vorliegen. Anhand dieses strategischen Leitfadens können nun kreative Aufträge mit den entsprechenden Dienstleistern wie Fotograf oder Grafiker durchgeführt werden. Das Briefing sollte den Kreativen genügend Spielraum geben, sich ideentechnisch auszutoben, ohne dabei die aufgestellte Strategie außer Acht zu lassen.

Das umfangreichste und zeitintensivste Briefing ist das, welches erstellt wird, wenn es um komplexe Aufgaben geht, etwa wie eine strategische Neuausrichtung oder aber die Erstellung einer Strategie, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen neu am Markt sind.

Der Briefing-Erstellung geht eine interne Abstimmung voraus, um den Auftragsumfang und die benötigte Dienstleistung zu definieren. Wenn Sie die Möglichkeit haben, dann besprechen Sie sich im Team. Als Einzelunternehmer wäre es ideal, wenn Sie einen vertrauten Ansprechpartner mit ins Boot holen, der das Thema kennt. Im Brainstorming tragen Sie in Folge alle notwendigen Informationen zusammen. Oft entstehen in solchen Meetings neue Ideen, helfen andere Blickwinkel wertvolle und neue Erkenntnisse zu gewinnen.

Welche Punkte sollte ein Briefing enthalten?

Damit Ihr Briefing möglichst detailliert ist und wenig Fragen offenbleiben, habe ich Ihnen als Ideenstütze eine Checkliste zusammengestellt. Je nachdem, wie umfangreich das zu vergebende Projekt ist, fällt die Erstellung entsprechend ausführlicher aus.

Checkliste Briefing

  1. Informationen zum Unternehmen
    – Was macht Ihr Unternehmen?
    – Wie groß ist es?
    – Wo liegen die Stärken?
    – Wo liegen die Schwächen Ihres Unternehmens?- Gibt es direkte Konkurrenz? Wenn ja, wer ist es?
    – Wie positioniert sich Ihr Mitbewerber?
    – Ist eine Strategie erkennbar?
    – Welche Versprechen gibt Ihre Konkurrenz?- Ist-Analyse des Marktes
    – Gibt es Besonderheiten des Marktsegments?
    – Sind Trends erkennbar?
  1. Produktinformationen
    – Eigenschaften Ihres Produktes
    – Was kann es?
    – Wo kann die Zielgruppe es kaufen?
    – Was kostet es?
    – Welchen Nutzen bietet es dem Käufer?
    – Produktpositionierung
    – Wie bekannt ist es bereits?
  1. Zielgruppe
    – Wer ist Ihre Zielgruppe?
    – Gibt es demografische (Alter/Geschlecht) oder soziografische (Einstellungen, Verhalten) Kriterien
    – Kann die Zielgruppe mit emotionalen Begrifflichkeiten beschrieben werden? (modisch interessiert, konservativ)
    – Wo kann die Zielgruppe am besten erreicht werden?
  1. Aufgabenstellung und Ziele
    – Welche Marketingmaßnahmen haben Sie bisher durchgeführt?
    – Gibt es Maßnahmen, die bereits geplant sind?
    – Existieren Gestaltungsrichtlinien (Logo, Schriftart, Corporate Design)?
    – Gibt es Verwendungsvorgaben von Bildmaterial?
    – Was soll an den Aktivitäten optimiert werden?
    – Gibt es eine Kernbotschaft, die Ihre Zielgruppe ansprechen soll?
    – Welches Alleinstellungsmerkmal macht Ihr Produkt/Dienstleistung einzigartig?
    – Ausarbeitung der Werbebotschaft
    – Erstellung von Kommunikationsmaßnahmen (PR + Social Media)
  1. Definition des Teams
    – Welche Abteilungen sind involviert?
    – Wer übernimmt welche Aufgaben?
    – Klärung der internen und externen Verantwortlichkeiten
    – Definition der internen und externen Projektansprechpartner
  1. Budget und Zeitplan
    – Wie hoch ist Ihr zur Verfügung stehendes Budget?
    – Festlegung des Zeitplans: Bis wann sollen welche Projektabschnitte erledigt sein?
  1. Organisatorisches
    – Festlegung regelmäßiger Treffen/Telefonkonferenzen
    – Status Quo Berichte
    – Protokollwesen bei Sitzungen

 

Je genauer Sie als Auftraggeber das Briefing erstellen, desto zielgerichteter kann das involvierte Team an dem Projekt arbeiten. Unabhängig, ob es sich um Teamkollegen oder externe Dienstleister oder Berater handelt.

Wenn Sie bei der Erstellung Ihres Briefings Hilfe benötigen oder sich nicht sicher sind, ob Sie alle Aspekte berücksichtigt haben, helfe ich Ihnen gerne weiter.

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Von Alexandra Schrödel|28.04.2016|Alle Beiträge, Marketing, Tipps & Tools|0 Kommentare

Über die Autorin Alexandra Schrödel

Alexandra Schrödel unterstützt mit Begeisterung, Kreativität und Kompetenz Selbstständige und inhabergeführte Unternehmen in Social Media- und Marketingfragen. Gerne auch Sie. Kontakt: Tel. +49 89 23510979

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